掌握這幾個Excel常用函數,日常辦公效率提升80%

在日常辦公中,Excel 幾乎無處不在。

無論是做統計報表、工資覈算,還是數據分析、人員管理,函數用得熟不熟,直接決定了你的工作效率

目錄:

|一、數值統計與求和

|二、查找與位置引用

|三、邏輯判斷與錯誤處理

一、數值統計與求和:數據彙總的核心工具

這一類函數主要用於統計、求和、排名和分析數據規模,是最基礎、使用頻率最高的一組。

①SUM:對指定區域求和
常用於銷售額、工資合計等
示例:=SUM(C2:C5)

②SUMIF:按條件求和
例如統計工資大於 9000 的總額
=SUMIF(C2:C5,">9000",C2:C5)

③COUNT / COUNTA

COUNT:統計數字單元格數量

COUNTA:統計非空單元格數量(常用於人數統計)

④COUNTIF:按條件計數
示例:統計銷售 2 部的人數
=COUNTIF(B2:B6,B3)

⑤MIN / MAX / AVERAGE
用於最小值、最大值和平均值分析

拓展:

LARGE:返回第 N 個最大值
示例:查找第 3 名成績
=LARGE(A6:B8,3)

RANK:對數值進行排名
示例:工資從高到低排名
=RANK(B2,$B$2:$B$5,0)

二、查找與位置引用:數據匹配的關鍵能力

當數據量變大時,“查找”能力幾乎是 Excel 的分水嶺。

⑤VLOOKUP:縱向查找
示例:根據姓名查找工資
=VLOOKUP(D2,A1:B5,2,1)

⑥XLOOKUP:新一代查找函數
更靈活,支持反向查找
=XLOOKUP(D3,A2:A5,B2:B5)

⑦MATCH:返回目標值的位置序號
常與 INDEX 搭配使用

⑧INDEX:按行列返回對應值
示例:
=INDEX(A7:B8,2,2)

拓展:

COLUMN:返回當前單元格的列號
常用於動態公式

三、邏輯判斷與錯誤處理:讓表格更“聰明”

邏輯函數可以讓 Excel 像“會思考”一樣,自動判斷結果。

⑨IF:條件判斷
示例:判斷是否遲到
=IF(C2>TIME(8,30,0),"遲到","")

AND / OR

⑩AND:所有條件成立才爲 TRUE

①①OR:滿足任意條件即可

①②IFERROR:錯誤處理神器
防止公式報錯影響美觀
=IFERROR(A3/B3,"計算中有錯誤")

函數不在多,在於“會用”

Excel 函數並不是背得越多越好,而是要理解思路、熟悉場景、學會組合使用
只要真正掌握本文中的這 幾個個函數,就足以應對 80% 以上的日常辦公需求。

 

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