週報，常常是整理記錄比寫字費時間。做 PPT 也一樣，先翻文件找數字，再把材料剪來剪去，等內容湊齊，才輪到調整頁面。
WorkBuddy 可以接手這裏面的一部分活。你把資料放進指定文件夾，告訴它要做什麼，它就能讀取文件、整理內容，生成 Word、Excel 或 PPT，再把文件交給你檢查。
不過，一句“幫我做個彙報”還不夠。它不知道哪張表是最新版，也不知道會上提到的建議究竟有沒有通過。開工前把這些事說清楚，後面才能少改幾輪。
第一次用，選一份自己熟悉的會議記錄就行。下面從下載安裝講起，用這份材料走完一遍，再把同樣的做法用到週報、表格和彙報上。
登錄後，新建一個“WorkBuddy 練習”文件夾，放進兩三份不敏感的資料副本。這次只用這個目錄，先別把整個桌面和所有項目都交進去。
對話框附近會看到“工作空間”。選中剛纔的文件夾，它就知道這次去哪裏找材料。生成的文檔也可以存回這個目錄，以後找結果不用到處翻。
同一個文件夾裏，儘量只留當前要用的版本。“方案最終版”“方案最終修改版”“方案最終確認版”同時存在，你自己都得打開看一眼，它也需要依據才能判斷。可以在文件名裏寫上日期，並說明本次以哪一份爲準。
資料多了以後，在項目目錄下分出“輸入”和“輸出”兩個文件夾。“輸入”放原始材料，“輸出”接收生成的成果。第一次練習就養成這個習慣，後面改了幾輪，也容易找到原文件。
任務裏提到文件時，寫完整文件名，或者把文件直接拖進去。目錄裏同時有兩張銷售表，就說明這次用哪張。輸出位置也寫到具體文件夾，別隻說“保存一下”。任務做完，你應該能按交代的路徑找到文件，而不必繼續追問結果在哪裏。
只授權任務需要的目錄。公司資料按所在組織的規定使用，賬號密碼、密鑰等內容不要混進練習文件夾。整理表格、批量改名這類操作先用副本，確認做法對了，再處理更多文件。
這次只想看看，還是要它改文件？
“整理一下”可以指概括內容，也可以指改名、分類、移動。發出任務前，先確定你想做到哪一步。
僅問答，也叫 Ask，適合讀材料、解釋內容、討論思路。計劃模式會先給出做法，確認後再執行。材料和要求都明確的任務，可以交給執行模式處理。版本更新後，名稱與入口可能調整，按當前界面選對應功能即可。
第一次先用僅問答，讓它盤點文件。這一步沒有必要追求寫得漂亮，重點看它有沒有讀對。
請只讀取當前工作空間，逐份列出文件名、主要內容和文件之間的關係。
發現重複內容、版本衝突或缺少資料時，單獨列出。暫時不要新建、修改、移動或刪除文件。
讀完回覆，回頭打開一兩份材料覈對。它說這是一份銷售月報，裏面是否確實有對應月份的數據？它列出的“待辦”，在原文裏有沒有明確提到？發現讀錯，先糾正，再讓它繼續。
任務步驟較多時，切到計劃模式，看它準備讀取哪些文件、生成什麼、保存在哪裏。計劃裏出現不需要的動作，就把範圍收回來。讓它只生成文檔，就不必順手整理整個目錄。
計劃也能幫你發現自己沒說清的要求。準備分析銷售額，卻沒定退款怎麼算；準備做項目彙報，卻沒說給誰看。這些問題在執行前補齊，比拿到完整文件再重做省事。
把任務交代清楚，用普通話就夠了
“幫我寫個總結”，缺的是材料、用途和格式。“寫得專業一點”，也解釋不了到底要突出進度、風險，還是討論過程。
寫需求時，把四件事補全：用什麼材料，做什麼，交什麼文件，還有哪些規則。再說一句給誰看，內容順序就更容易確定。
給項目成員看的紀要，負責人和截止日期要好找；給部門負責人看的彙報，進展和待協調事項要靠前。這些區別來自使用場景，不需要堆“資深專家”“頂級顧問”之類的角色描述。
請根據我上傳的會議記錄，整理一份供項目成員使用的會議總結。
正文分爲“確定事項、行動清單、未解決問題”。行動清單列出任務、負責人和截止時間，原文未明確的信息寫“待確認”。
輸出 Word 文檔，保存到工作空間的“輸出”文件夾。保留原始材料，只新增結果文件。
這條指令已經能用於練習。你也可以補上篇幅，比如正文控制在一頁以內；或補上保留要求，比如產品名稱和關鍵數字沿用原文。要求之間別互相打架，一頁紀要塞不下完整逐字記錄，就要明確哪些內容可以省略。
材料很多的時候，分階段交付。先盤點文件，再定報告大綱，之後寫正文，最後做配套 PPT。每個階段看一份結果，發現方向偏了就及時改。不要把“還在討論要寫什麼”和“已經確定怎麼寫”混在同一條指令裏。
先做一份會議紀要，把整套操作用一遍
把會議記錄拖進對話框，第一輪只提取結論和待辦，暫時不要求生成 Word。內容覈對好了，再排版。
會議裏“建議研究”“準備嘗試”“已經決定”是不同狀態。檢查時多看這些詞，別讓一個還在討論的想法變成正式安排。某個人在會上發過言，也不代表那項任務一定由他負責。
人名、項目名、日期都對照原文看一遍。沒有明確負責人的任務就保留“待確認”，不要爲了把表格填滿，給它找個看起來合適的人。
記錄裏出現“下週三”“月底前”，要結合會議日期確認具體時間。材料沒有交代年份，或者會議時間本身有衝突，就先保留疑問。紀要發出以後，接收人會按上面的日期安排工作，這種地方值得多核對一次。
內容沒問題後，讓它生成紀要。開頭用幾句話說明會議重點，正文保留必要的討論背景，行動清單放進表格。這樣接收人能找到自己要做什麼，也能查到事情爲什麼這麼定。
請把剛纔覈對的內容整理爲正式會議紀要。
開頭概括會議重點，正文保留確定結論和必要背景，末尾用表格列出行動清單。
未確定的建議放入“待討論”，不要寫成已經通過的決定。輸出 Word 文檔，文件名帶上會議日期。
拿到文件，先打開看。檢查表格有沒有跑到頁面外面，長標題是否難讀，再抽查關鍵結論。文件可以下載，還不代表內容已經能發給同事。
需要修改時，說到具體位置：“第二項還沒通過，移到待討論”“負責人這一列保留原名，不用職位替代”“開頭縮短到三句話”。已經確認的部分保持原樣，新結果另存修訂版。
跟進修改留在當前任務裏，已有材料和前面的決定都能接着用。換成另一個項目時，再新建任務和對應工作空間，別把兩個項目的文件與要求混在一起。
週報怎麼寫，取決於這周留下了什麼
會議紀要做完，週報也就容易理解了。把本週工作筆記、項目記錄和相關紀要集中起來，讓它按項目歸併。你不用再從零回憶每一天做了什麼，但仍要覈對哪些內容屬於本週。
材料裏寫“計劃週五完成”，週報就不能直接寫“已經完成”。同一項工作在幾份紀要裏出現，也只能算一項，不能重複列成幾個成果。
請讀取本週工作材料，按項目整理週報，分爲“本週完成、正在推進、問題與風險、下週安排”。
合併重複記錄，保留關鍵數字和實際狀態。時間或進度互相沖突的地方單獨列出，等待確認。
下週安排區分材料裏已經確定的計劃與新增建議。輸出 Word，末尾列出需要補充的信息。
初稿裏出現“取得顯著進展”“有序推進”之類的句子，看看後面有沒有具體內容。完成了哪份文件、通過了哪次檢查、還有哪一步沒做完，這些信息比形容詞有用。沒有記錄支撐的成果就刪掉，別靠潤色把工作狀態寫滿。
週報太長時，優先刪處理過程中的重複細節，保留影響判斷的內容。卡點是什麼，需要誰協調，最晚什麼時候解決，這幾件事通常應該放在前面。
同一個項目這周出現了新情況，也要更新上週留下的描述。風險已經解除，就別原封不動搬過來；負責人還沒回復，就說明目前等待確認。發出前再覈對客戶名稱和附件範圍，避免把不該共享的細節帶出去。
材料裏有兩條進度相反的記錄時，也別隻看文件修改時間。新保存的文件可能還在引用舊內容。讓它把兩條說法和各自對應的材料列出來，你確認實際進度後，再統一修改週報。這比讓它自己挑一個看起來更新的說法可靠。
常用模板定下來以後，保存一份。下一週替換材料和日期，沿用章節、字數和檢查要求，再根據本週情況調整內容。
分析 Excel，先回答數字怎麼算
把一張表交給 WorkBuddy，它可以讀取字段、彙總數據、生成圖表。不過，銷售額、利潤和訂單量是不同指標，同一張表按月份看、按產品看，也會回答不同問題。先選定這次要看的內容。
還有一些規則，必須在彙總前說清。銷售額按下單還是付款計算？退款記錄怎麼處理？表裏是元還是萬元？同一訂單出現多行，是重複錄入還是商品明細？不弄清這些，圖表做出來也很難判斷。
請先檢查上傳的 Excel，列出工作表、字段、數據行數和日期範圍。
檢查空值、疑似重複記錄及明顯異常，寫出涉及的字段和行號。保留原表，暫時不刪除數據、不畫圖。
需要確認的統計規則集中列出，等我確認後再繼續。
檢查清單回來後，逐項確認規則。空白字段不一定能填零，重複訂單也不一定該刪。讓它把疑問對應到具體行，比只收到一句“數據存在異常”更方便處理。
字段名也儘量沿用原表。表中寫“實收金額”，報告裏就不要未經說明換成“營業收入”。兩者口徑是否相同，要先確認。涉及多張表時，說明用哪一列關聯，也讓它檢查對應關係，避免把同名客戶或同類產品的記錄合錯。
接着下分析任務。按月份看趨勢，可以用折線圖；比較地區或產品，可以用柱狀圖。選圖時說明想比較什麼，沒必要把同一組數畫成幾種圖，只爲讓報告看着豐富。
按剛纔確認的規則，按月份、產品分別彙總銷售額，輸出彙總表，並用折線圖展示各產品的月度變化。
圖表寫清標題、月份和金額單位。文字結論只描述數據支持的變化，無法從現有材料確認的原因單獨說明。
保留原始文件，另存爲新的 Excel。
結果出來，挑一個月份和一個產品，回原表手動加一遍，再看彙總表的數字。隨後檢查圖表單位、時間範圍和文字說明。銷售額增長不能寫成利潤增長，一次波動也不能直接寫成長期趨勢。
統計規則改了，要重新生成受影響的彙總與圖表。比如排除已取消訂單後，金額和相關結論都需要一起更新，不能只改說明文字。修訂版裏留一段處理記錄，以後被問到數字怎麼來的，可以回頭覈對。
PPT 先審大綱，別急着看配色
做彙報前，寫清聽衆和目的。同步項目進度，需要講清目前做到哪裏；申請資源，需要說明缺什麼、爲什麼缺。用途定了，才知道哪些內容應該放在前面。
把材料交進去，先要一份大綱。每頁列出標題、要表達的結論和用到的數據。此時調整順序只需要改幾段文字，等頁面做完再重排，圖表和講稿也得跟着改。
請根據上傳的項目資料，規劃一份八頁進展彙報，面向部門負責人。
重點講清當前進度、主要風險、待協調事項和下一步安排。先列出每頁標題、核心觀點與所需數據，暫時不要生成 PPT。
材料不足的地方標記“待補充”，不要補寫數字。
審大綱時，把標題單獨讀一遍。第一頁提出的問題，後面有沒有回答？需要負責人協調的事項放在哪裏？某頁只有“項目概況”四個字，還要說明這頁究竟想講什麼。
大綱確認後，再要求生成可編輯 PPT，補上簡潔配色、字號和圖表要求。文字過多的頁面壓縮成必要要點，詳細背景可以放到備註裏。圖表保留單位，數據不能只剩一張好看的圖。
改初稿時，一次指出具體頁面和問題。“第三頁保留三個重點”“第五頁放大圖表”“第六頁把資源申請單獨列出來”。改完內容，再檢查字體、間距和顏色，避免在同一輪裏反覆推翻整套排版。
最後從第一頁順着講一遍。突然冒出來的概念補一句解釋，缺少依據的結論回材料裏找證據。投屏看不清的圖放大，不能正常顯示的字體換掉。講述過程中發現的問題，也記進下一次的彙報要求。
打開 PPT 後還要試着編輯一處文字、選中一個圖表。你要求的是可編輯文件，就要確認後續能繼續調整。頁面裏有需要補充的材料，保持標記可見，補完再清理。不要爲了一眼看着完整，把待補位置直接刪掉。
批量整理文件，先把改動擺出來
文件分類和重命名容易檢查，但一批文件動完以後，再追查某個文件去了哪裏就麻煩了。正式執行前，先讓它列出原文件名、建議分類、目標位置及改名後的名字。
分類規則按工作習慣寫。圖片、表格、文檔可以按類型分；合同按項目還是按月份存，要由你確定。對只看文件名無法判斷的內容，讓它單獨列出來，不必強行歸類。
請檢查當前文件夾，按文檔、表格、圖片提出分類方案，列出原文件名、建議分類和目標位置。暫時不要執行。確認方案後，把文件複製到分類目錄，保留原位置。同名文件加編號，不覆蓋。完成後列出已處理、跳過和失敗的文件，說明跳過或失敗的原因。
先用少量副本試一次，打開幾份分類後的文件，確認內容與文件名對應，目錄裏也沒有少東西。批量改名尤其要看擴展名是否保留、編號會不會撞名，滿意後再擴大處理範圍。
完成清單裏的失敗項要單獨跟進。文件打不開、權限不足、名稱衝突，是不同問題。先處理原因，再補做剩餘項目，比把整批任務重跑一遍更好覈對。
常做的工作，才值得存成 Skill
週報做過幾次以後，很多要求就固定了。章節不變，保存目錄不變，檢查事項也差不多，每次只是日期和材料不同。把這些步驟保存下來，下次就不用從頭交代。
Skill 可以理解爲一份能重複調用的工作說明，裏面寫清輸入材料、處理步驟、檢查規則和輸出格式。調用時補上本次目錄、時間範圍及特殊要求。
把長期規則和每次變化的內容分開。“保留原文件”“缺失信息列在末尾”可以長期使用，本週日期和這次的文件路徑則要更新。部門模板換了，也得同步修改，舊說明不會自己知道新要求。
先用熟悉的資料試跑。覈對它有沒有漏步驟、有沒有讀取舊文件，生成格式是否與模板一致。發現問題就改說明，別急着用到全部項目。
修改步驟後，可以沿用同一份測試材料再做一次，對比改動是否生效。原先總是漏掉的風險清單補上了，舊日期也沒有繼續帶入，才說明這次調整解決了問題。測試時不用同時更換材料和格式，否則很難分清差異從哪裏來。
專家適合有明確專業要求的任務，專家團適合需要多個領域分工的工作。選擇前先看能力說明，確認需要哪些材料、能交什麼。普通對話已經能完成的紀要和週報，繼續沿用也可以。
技能不必一次裝很多。先保留確實用得上的幾個，把輸入和檢查辦法用熟。某項任務結果不對時，也更容易判斷是材料沒給齊，還是步驟本身需要修改。
定時執行前，把缺材料和出錯的情況也寫進去
連接器讓 WorkBuddy 使用已授權的外部服務。材料在會議、文檔或郵箱裏，需要先接通對應服務，再確認讀取範圍與允許執行的動作。能訪問某個服務，不代表這次任務需要動裏面的全部內容。
自動化任務會按設定時間執行。適合交給它的，是你已經手動跑通、材料位置和輸出格式都穩定的工作，比如定期生成周報。
配置時寫清執行時間、時區、工作空間和輸出目錄，文件名帶日期。複製模板後，也檢查裏面的舊路徑和舊時間，別讓任務按時運行，卻讀到另一個項目的材料。
每週五北京時間下午五點，讀取當前工作空間“本週記錄”中的材料，按已確認的週報格式生成 Word。
保存到“週報輸出”，文件名帶生成日期。只新增結果，不修改原始文件。
缺少本週材料時，報告缺失情況，停止生成。讀取失敗或存在未解決的記錄衝突時，說明具體問題，不補寫內容。
首次運行後，看執行記錄，也打開成果檢查。時間對不對，材料是否屬於本週，文件有沒有落到指定目錄，都要確認。目錄、模板或賬號授權變化後，原來的定時任務也可能需要調整。
發送郵件、上傳文件這類動作另外寫清接收人和附件範圍。先檢查內容及目標，再決定是否交給定時任務執行。生成報告和對外發送是兩個動作，發佈前要分別確認。
拿到文件後，還有幾處值得檢查
先看文件能否正常打開。Word 的表格是否擠出頁面，PPT 有沒有文字溢出，Excel 的單位和彙總範圍對不對。隨後抽查會影響工作安排和判斷的信息，會議紀要看負責人和決定，週報看狀態，報告看數字。
修改也按問題來。讀錯原文，就指出對應位置；數字不一致，就檢查範圍和公式；內容對了但頁面難讀，再調格式。“全部重做”會連已經確認的內容一起改掉，儘量說明哪些部分繼續保留。
任務停下來時，先看它卡在哪裏。沒有讀取權限，就檢查授權目錄；找不到材料，就覈對文件和路徑；格式無法處理，就調整輸入或交付形式。反覆發送同一句話，解決不了文件本身的障礙。
一份任務結束，留幾行記錄就夠了：用了哪些材料，哪條指令有效，哪裏改過，下次要提前補什麼。連續出現的問題寫回模板，偶爾出現的特殊情況留在當前項目裏。
還不熟悉怎麼寫需求，可以保留這份模板，發送前把括號裏的內容換成實際要求。
請讀取【指定材料】，完成【具體任務】，給【閱讀對象】用於【使用場景】。 內容按【章節或字段】組織，必須保留【關鍵內容】，輸出【文件格式】，保存到【目錄】。 缺失或衝突的信息單獨列出，不補寫事實和數字。保留原始文件，涉及移動、改名、覆蓋時先給操作清單。 完成後說明交付文件，以及需要我覈對的內容。
開始就選自己熟悉的材料。你知道會議實際定了什麼，也知道表裏某組數字大致是多少，檢查纔有依據。先把一份紀要做對，再增加文件數量或嘗試其他任務。
現在打開練習文件夾，放進那份會議記錄，選僅問答，讓它列出確定事項和待辦。對照原文看完，再生成 Word，打開文件覈對負責人和日期。這一輪結束，留下的就是你第一份可以繼續修改、發給同事使用的成果。
更多遊戲資訊請關註：電玩幫遊戲資訊專區
電玩幫圖文攻略 www.vgover.com
